(1966 - ஆம் ஆண்டு நிகழ்வுகள்)
கூட்டுறவுச் சங்கம் / பண்டக
சாலைக் கணக்குத் தணிக்கையில், குறிப்பிட்ட
ஓராண்டில் (365 நாள்களில்) நிகழ்ந்த வரவு செலவு முழுவதையும் அவற்றுக்கான ஆதாரச் சீட்டுகளுடன் (Cash Receipts and Disbursement Vouchers) ஒப்பிட்டுச்
சரிபார்க்க வேண்டும். அந்த ஆண்டில் நிகழ்ந்த மொத்த வரவு, மொத்தச்
செலவு இரண்டையும் கணிக்க வேண்டும் !
ஆண்டின் தொடக்கநாளில் காட்டப்பட்டிருக்கும் கையிருப்புத் தொகையுடன் அந்த ஆண்டில் வரவாக வந்த மொத்தத் தொகையைக் கூட்ட வேண்டும். அதுபோல்
அந்த ஆண்டின் இறுதியில் இருப்புக் காட்டப்பட்டிருக்கும் கையிருப்புத் தொகையுடன் அந்த
ஆண்டில் நிகழ்ந்த மொத்தச் செலவுத் தொகையைக் கூட்ட வேண்டும். இவ்வாறு
கூட்டுகையில் இரண்டு வகைக் கூட்டல் தொகைகளும் ஒன்றுக்கொன்று இணையாக ( சமமாக ) இருக்க
வேண்டும் !
குறிப்பிட்ட ஆண்டில் எழுதப்பட்ட அன்றாட வரவு செலவுக் கணக்குகளில், எந்தவொரு
நாளிலாவது 10 பைசா கணக்கிடுதலில் விடுபட்டிருந்தாலும் தணிக்கையில் அது காட்டிக் கொடுத்துவிடும். இரண்டாவது பத்தியில் குறிப்பிட்டுள்ளபடி இரண்டுவகைக் கூட்டல்
தொகைகளும் ஒன்றுக்கொன்று சமமாக இருக்கவேண்டும்; ஆனால்
இந்த நேர்வில் சமமாக இராது;
10 பைசா வேறுபாட்டுடன் அவை இருக்கும்
!
கணக்கில் விடுபட்டிருக்கும் 10 பைசா
எந்த நாளில் விடுபட்டிருக்கிறது என்பதைத் தொடக்கம் முதல் முடிவு வரை 365 நாளும் ஆய்வு செய்து எழுதப்பெற்ற அன்றாட வரவு செலவு கையிருப்பினைச்
சரிபார்த்துக் கண்டுபிடித்துக் கணக்கினில் திருத்தம் செய்ய வேண்டும். கூட்டுறவுத்
தணிக்கையரின் கடமைப் பொறுப்புகளில் இதுவும் அடங்கும் !
கூட்டுறவுத் துறைத் தணிக்கையராக ஈராண்டுகள் நான் பெற்ற களப்
பயிற்சியும் பட்டறிவும் அரசினர்
தொழிற்பயிற்சி நிலையப் பண்டகப் பணிகளில் எனக்கு மிகவும் கைக்கொடுத்தது. எத்துணை நீளமான கூட்டல் கழித்தல் என்றாலும் அதைப் பிழையின்றிச் செய்துமுடிக்கும்
ஆற்றல் எனக்குக் கைவரப் பெற்றது
!
இருப்புப் பதிவேட்டில் ஒரு பக்கத்தில் செய்யப்பட்டுள்ள வழங்கல்
பதிவுகள் (Issue
Entries) கடைசி வரியை எட்டிவிட்டால், மேற்கொண்டு
செய்யவேண்டிய பதிவுகளை அடுத்தப் பக்கத்தில் தான் செய்ய வேண்டியிருக்கும். அதற்கு
முன்னதாக அந்தப் பக்கத்தின் இருப்பினை அடுத்தப் பக்கத்தில் எடுத்து எழுதவேண்டும். இவ்வாறு எடுத்து எழுதுவதற்கு முன், பதிவுகளால்
நிரம்பிவிட்ட அந்தப் பக்கத்தின் இறுதி வரிக்குக் கீழே அந்தப் பக்கத்தின்படிப் பெறப்பட்ட
மொத்த வரவு, வழங்கல்கள் மூலம் நிகழ்ந்த மொத்தச் செலவு இரண்டையும் சிவப்பு மையினால் குறுக்குக் கோடிட்டு அதன் கீழே எழுதுவேன் !
பின்பு,
அந்தப் பக்கத்திற்குரிய தொடக்க இருப்புடன், பெறப்பட்ட
மொத்த வரவைக் கூட்டுவேன்.
அதேபோல்,
அந்தப் பக்கத்தில் காண்பிக்கப்பட்டிருக்கும் இறுதி இருப்புடன், மொத்த
வழங்கல் அளவைக் கூட்டுவேன்.
இரண்டும் சமமாக இருந்தால். அந்தப்
பக்கத்தில் மேற்கொண்ட கூட்டல் கழித்தல்களில் தவறு நிகழவில்லை என்பது பொருள் !
இவ்வாறு கூட்டல் கழித்தல்களில் பிழை நேரவில்லை என்பதை உறுதி
செய்துகொண்ட பின்பே, அடுத்தப் பக்கத்தில் இருப்பை எடுத்து எழுதுவேன். நான்
பண்டகக் காப்பாளராகப் பணிபுரிந்த
18 ஆண்டுகளும் இம்முறையைத் தவறாது
பின்பற்றிவந்தேன். இதனால் கூட்டல் கழித்தல்களில் ஏற்பட்ட பிழையால் அரசுக்கு இழப்பு ஏற்பட்டுள்ளது என்று சுட்டிக் காட்டும்
தணிக்கைத் தடைக்கு வாய்ப்பே இல்லாமற் போயிற்று !
கணக்கு வைப்புப் பணியில் நான் பின்பற்றிவந்த இன்னொரு முறை
பற்றி இப்பொழுது சொல்ல விரும்புகிறேன் ! தேவைச் சீட்டுகள் (Shop Requision Slips) மூலம் வழங்கப்படும் பொருள்களை அன்றாட வழங்கல் பதிவேட்டில் (Daily Issue
Register) முதலில் பதிவு செய்வேன். அதிலுள்ள
பதிவுகளின் அடிப்படையில் இருப்புப்
பதிவேடுகளில் பதிவு செய்து,
கணக்கிலிருந்து வழங்கல் அளவை (Issued Quantity) குறைத்து நிகர இருப்புக் காட்டுவேன் !
கணக்கிலிருந்து குறைத்துக் காட்டப்பட்டப் பதிவேட்டுப் பக்க
எண், தொகுதி எண் இரண்டையும் அன்றாட வழங்கற் பதிவேடு, தேவைச்சீட்டு
இரண்டிலும் நேரொழுங்கு
தவறாமல் குறிப்பிடுவேன்.
பயிற்சிப் பிரிவு அலுவலர்களுக்குப் பொருள்களை வழங்கிவிட்டு, அதற்குரிய
தேவைச்சீட்டின் மூலப்படியை (Original Copy Of Indent Slip) அவ்வலுவலர்களின் தேவைச் சீட்டுப் புத்தகத்திலிருந்து (Shop Requisition Book) கிழித்து இடப்புற ஓரத்தில் துளையிட்டு நாடாக் கோப்பு (Tag File) ஒன்றில்
கோத்து வைப்பேன் !
ஒவ்வொரு மாதமும் முதல் நாளிலிருந்து இறுதி நாள் வரையில் இவ்வாறு
சேர்த்து வைத்து, அம்மாதம் முடிந்ததும் அவற்றை எடுத்து பழுப்பு உறையிட்டு (Brown Sheet Wraper) நூலால் தைத்து, சிறு புத்தக (Small Booklet) வடிவில்
மாற்றுவேன். இவ்வாறு தைத்து வைப்பதால் எந்தச் சீட்டும் காணாமலும் போகாது; கையாளுகையில்
சிதைந்தும் போகாது !
ஒவ்வொரு மாதமும் முதல் வாரத்தில், முந்திய மாத
தேவைச் சீட்டுகளின் (புத்தக வடிவிலான ) தொகுதி, அன்றாட
வழங்கற் பதிவேடு, இருப்புப் புத்தகங்கள் ஆகியவற்றை எடுத்து வைத்துக் கொண்டு 100% தணிக்கையில்
ஈடுபடுவேன். ஒன்றுக்குப்
பதிலாக இன்னொன்றின் கணக்கில் கழித்துக் காட்டப்படுதல், கூட்டல்
கழித்தல்களில் பிழை ஏற்படல் போன்ற குளறுபடிகள்
ஏதுமிருப்பின் அவற்றைச் சீர் செய்ய இத்தகைய தன்தணிக்கை (Self Audit) முறை உதவியாக இருக்கும் !
ஆக்கம் + இடுகை,
வை.வேதரெத்தினம்,
ஆட்சியர்,
”வேதரெத்தினம்” வலைப்பூ.
[தி.ஆ: 2052, துலை (ஐப்பசி) 12]
{29-10-2021}
--------------------------------------------------------------------------------------